Profivo
Profivo

Polityka prywatności

Jak przetwarzamy dane osobowe w serwisie profivo.pl, w tym w kalkulatorze wyceny i asystencie AI.

§1

Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w serwisie profivo.pl jest Profivo, ul. Paprotna 8B/14, 51-117 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001181942, NIP 9151835807, REGON 542154491 (dalej: „Administrator”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail kontakt@profivo.pl lub listownie na adres siedziby Administratora.

§2

Jakie dane zbieramy i w jakich celach

  • Kalkulator wyceny i oferta — adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu oraz dane dotyczące planowanej inwestycji (lokalizacja, powierzchnia i parametry budynku). Cel: przygotowanie i przesłanie wyceny oraz szczegółowej oferty (wraz z załącznikiem PDF), kontakt handlowy w odpowiedzi na zapytanie, w tym jedna automatyczna wiadomość e-mail przypominająca wysyłana następnego dnia roboczego po otrzymaniu oferty (można z niej zrezygnować w każdej chwili, kontaktując się z nami). Jeśli podasz numer telefonu, wyślemy na niego jednorazową wiadomość SMS potwierdzającą wysyłkę oferty na e-mail.
  • Asystent AI (chatbot) — treść prowadzonej rozmowy. Jeżeli sam/-a podasz numer telefonu, adres e-mail, imię lub preferowaną porę kontaktu, dane te zostają zapisane jako zapytanie o kontakt. Cel: udzielanie odpowiedzi na pytania oraz umożliwienie kontaktu z doradcą Profivo, również poza godzinami pracy infolinii.
  • Formularz opinii — imię, opcjonalnie nazwa firmy i lokalizacja, treść opinii oraz ocena. Cel: publikacja opinii klientów w serwisie po weryfikacji przez Administratora.
  • Dane przeglądania i statystyki — informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzane podstrony oraz źródło ruchu (np. wyszukiwarka, reklama lub link zewnętrzny). Cel: analiza ruchu w serwisie i jego ulepszanie (Google Analytics 4) oraz — jeżeli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe — pomiar skuteczności naszych reklam w Google Ads i remarketing (przypominanie o Profivo osobom, które odwiedziły serwis). Przetwarzanie to odbywa się wyłącznie za zgodą wyrażoną w banerze cookies.
  • Statystyka użyteczności serwisu (kalkulator, strona z wyceną, blog, strona główna, strony informacyjne i regionalne) — zbiorcze, pseudonimowe miary korzystania ze strony: czas spędzony w poszczególnych sekcjach, zasięg przewinięcia, liczba kliknięć w wyróżnione elementy oraz techniczne wskaźniki trudności (np. kliknięcie w element, który nie zareagował, albo dłuższa przerwa w aktywności). Cel: poprawa czytelności i użyteczności kalkulatora — na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie zapisujemy treści wpisywanych w pola formularza, nie rejestrujemy obrazu ekranu ani ruchów kursora, nie tworzymy profili i nie łączymy tych danych z Twoją tożsamością. Pomiar działa bez plików cookies i bez zapisywania czegokolwiek w pamięci Twojego urządzenia, a dane nie są przekazywane do narzędzi reklamowych.
  • Zapytanie o produkt w sklepie (sklep.profivo.pl) — imię, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu oraz treść zapytania, a także adres IP, z którego zapytanie wysłano. Cel: udzielenie odpowiedzi na pytanie o produkt i kontakt handlowy w tej sprawie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); adres IP zapisujemy wyłącznie w celu ograniczenia nadużyć i masowej wysyłki formularza. Sklep prezentuje katalog produktów i służy do zadawania pytań — nie prowadzimy w nim sprzedaży online ani nie przyjmujemy płatności.
  • Darmowa analiza działki — treść zapytania (adres, numer działki albo współrzędne) oraz wynik złożony z ogólnodostępnych danych publicznych. Cel: przedstawienie wyniku i udostępnienie go pod stałym adresem, tak aby dało się do niego wrócić lub przesłać go innej osobie; wynik zapisujemy również po to, by kolejne zapytanie o tę samą działkę nie obciążało serwerów instytucji publicznych. Korzystanie z narzędzia nie wymaga podania danych kontaktowych ani rejestracji, a wyniku nie łączymy z żadną osobą. Strona z wynikiem jest wyłączona z indeksowania przez wyszukiwarki, ale każdy, kto zna jej adres, może ją otworzyć — dlatego nie zalecamy wpisywania w zapytaniu jakichkolwiek danych osobowych.
  • Korespondencja i historia obsługi — treść wiadomości e-mail kierowanych na nasze adresy oraz naszych odpowiedzi, wraz z załącznikami. Cel: obsługa zapytań i realizacja umów. Zapytania pochodzące z tego samego adresu e-mail lub numeru telefonu łączymy w jedną historię obsługi, aby doradca znał wcześniejsze ustalenia i nie prosił o te same informacje ponownie.
  • Zawarcie i realizacja umowy — imię i nazwisko, adres inwestycji, dane kontaktowe, a w zakresie wymaganym do zawarcia umowy także numer PESEL lub dane firmy (nazwa, NIP, adres); dokumentacja dotycząca inwestycji (np. rzuty i projekt budynku) oraz dokumenty rozliczeniowe (faktury). Cel: przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy oraz realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych. Dane rejestrowe firm (NIP, numer rachunku) weryfikujemy w publicznym Wykazie podatników VAT prowadzonym przez Szefa KAS (tzw. biała lista).
  • Elektroniczny podpis umowy — jeżeli podpisujesz umowę elektronicznie przez indywidualny link otrzymany od Profivo, wysyłamy na Twój numer telefonu powiadomienie SMS o dokumencie czekającym na podpis, a przy wgraniu podpisanego pliku zapisujemy datę i godzinę, adres IP, identyfikator przeglądarki oraz cyfrowy odcisk (hash) udostępnionego dokumentu. Sam podpis kwalifikowany składasz u wybranego dostawcy usług zaufania (np. w aplikacji mObywatel) — dane służące do jego złożenia nigdy do nas nie trafiają; przechowujemy wyłącznie podpisany plik, który nam odeślesz, wraz z zawartymi w nim danymi certyfikatu. Cel: zawarcie umowy i udokumentowanie, że podpis złożyła uprawniona osoba (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
§3

Podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzane są na podstawie: zgody osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — m.in. w przypadku przesłania oferty na e-mail, publikacji opinii czy plików cookies innych niż niezbędne; uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu działalności handlowej i udzielaniu odpowiedzi na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w przypadku zawarcia umowy — niezbędności do jej zawarcia i wykonania, w tym udokumentowania elektronicznego podpisu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); a w odniesieniu do dokumentów księgowych — obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Podanie danych jest zawsze dobrowolne, jednak niezbędne do skorzystania z wybranych funkcji serwisu (np. otrzymania oferty na e-mail lub kontaktu zwrotnego od doradcy).

§4

Komu przekazujemy dane

Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji poniższych usług:

  • Anthropic PBC — dostawca modeli sztucznej inteligencji. Obsługuje asystenta czatu na stronie (treść rozmów jest przekazywana w celu wygenerowania odpowiedzi), a w wewnętrznych narzędziach Profivo wspiera obsługę spraw — np. pomaga przygotować odpowiedź na wiadomość e-mail, odczytuje dokumentację projektową i faktury. Przekazywana jest wyłącznie treść niezbędna do danej operacji; zgodnie z warunkami usługi dane te nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
  • Resend — dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail (oferta, przypomnienie).
  • home.pl S.A. — dostawca poczty e-mail, za pośrednictwem której prowadzimy korespondencję (serwery na terenie Polski).
  • Twilio Inc. — dostawca usługi wysyłki wiadomości SMS: potwierdzenia wysłania oferty (gdy podasz numer telefonu) oraz powiadomienia o umowie czekającej na podpis.
  • Vercel Inc. — dostawca hostingu, na którym działa serwis.
  • Neon (Neon, Inc.) — dostawca bazy danych, w której przechowywane są dane zebrane w serwisie.
  • Google Ireland Limited / Google LLC — narzędzia Google Analytics 4 (statystyki, po zgodzie na cookies analityczne) oraz Google Ads (pomiar konwersji i remarketing, po zgodzie na cookies marketingowe). Obie usługi są ze sobą powiązane w ramach konta Profivo.
  • Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach innych niż wskazane powyżej.
§5

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców wskazanych w §4 (Anthropic, Vercel, Resend, Twilio, Google) ma siedzibę lub przetwarza dane w Stanach Zjednoczonych, co może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, a w odniesieniu do Google LLC dodatkowo w oparciu o certyfikację w programie EU-U.S. Data Privacy Framework — zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

§6

Okres przechowywania danych

  • Dane związane z zapytaniem ofertowym i procesem wyceny — przez czas trwania procesu ofertowego oraz okres niezbędny do obrony przed roszczeniami (maksymalnie do 6 lat).
  • Dane zawarte w umowach i dokumentacji realizacji, w tym metadane elektronicznego podpisu — przez czas realizacji umowy oraz okres przedawnienia roszczeń (do 6 lat od jej zakończenia).
  • Dokumenty księgowe (faktury) — przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami podatkowymi.
  • Korespondencja e-mail — przez okres obsługi sprawy, nie dłużej niż do upływu okresów wskazanych powyżej.
  • Treść rozmów z asystentem AI oraz dane kontaktowe przekazane w ich trakcie — do 12 miesięcy od ostatniej wiadomości, chyba że doszło do nawiązania współpracy, wtedy przez czas jej trwania i okres przedawnienia roszczeń.
  • Opinie klientów — do czasu cofnięcia zgody lub zgłoszenia żądania usunięcia.
  • Zapytania o produkty w sklepie — przez czas obsługi zapytania oraz okres niezbędny do obrony przed roszczeniami (maksymalnie do 6 lat); adres IP zapisany przy wysyłce formularza — do 12 miesięcy.
  • Zapytania i wyniki darmowej analizy działki — do 12 miesięcy od ostatniego zapytania o daną działkę, po czym analiza wraz z wygenerowanymi zdjęciami jest usuwana. Wcześniej, po upływie 120 dni, kolejne zapytanie o tę samą działkę zastępuje zapisany wynik analizą przeliczoną na aktualnych danych publicznych. Zapis nie zawiera danych kontaktowych ani identyfikatorów użytkownika.
  • Zbiorcze miary użyteczności serwisu — do 12 miesięcy, wyłącznie w postaci pseudonimowych liczników i czasów.
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody na cookies — zgodnie z okresami wskazanymi w Polityce cookies.
§7

Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz cofnięcia zgody w każdym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem kontakt@profivo.pl.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

§8

Asystent AI — dodatkowe informacje

Asystent dostępny na stronie odpowiada na pytania dotyczące oferty Profivo z wykorzystaniem modelu sztucznej inteligencji. Rozmowy są zapisywane w celu poprawy jakości obsługi oraz — jeżeli w trakcie rozmowy podasz dane kontaktowe (telefon, e-mail) — w celu umożliwienia kontaktu ze strony doradcy Profivo, w szczególności poza godzinami pracy infolinii.

Odpowiedzi asystenta mają charakter informacyjny i pomocniczy — nie stanowią wiążącej oferty handlowej ani zautomatyzowanej decyzji wywołującej skutki prawne wobec użytkownika.

Nie musisz podawać żadnych danych kontaktowych, aby korzystać z asystenta — jego udostępnienie jest w pełni dobrowolne.

§9

Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies. Szczegółowe informacje o ich rodzajach, celach i sposobie zarządzania zgodą znajdziesz w osobnym dokumencie: Polityka cookies.

§10

Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym szyfrowanie połączenia (HTTPS), ograniczony dostęp do systemów administracyjnych oraz regularne aktualizacje zabezpieczeń.

§11

Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa lub rozwojem funkcjonalności serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.

Pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych:

kontakt@profivo.pl · +48 459 599 399

Profivo · ul. Paprotna 8B/14, 51-117 Wrocław · KRS: 0001181942 · NIP: 9151835807

Ostatnia aktualizacja: 7 sierpnia 2026 r.